Druha WordPress konference – pohled do zákulisí

Před pár týdny jsem dostal úkol oslovit pořadatele WordCamp, zdali by nechtěli uspořádat nějakou akci v Hluboké nad Vltavou pod záštitou WEDOS. S Radkem Kučerou a Tomášem Ponerem jsme dohodli menší akci, která dostala pracovní název WP meeting Hluboká. Později akce získala oficiální název 2. WordPress konference.

Tentokrát stačilo zajistit pouze prostory, ubytování, jídlo, doprovodný program, propagaci ze strany WEDOS a dárky pro účastníky. Dohodli jsme se, že dáme organizátorům co možná nejvíce prostoru to jen půjde. Ideálně aby nemuseli řešit nic víc, než průběh samotné akce.

Organizování

Akce se konala v hotelu Zaviš z Falkenštejna. Zamluvení sálu a ubytovací kapacity provedl Josef Grill (vedení WEDOS). Na mě bylo jen se sejít s manažerkou hotelu a probrat detaily akce, požadavky, ubytování, záložní krizové plány, jídlo a spousta maličkostí kolem. Pokud budete podobnou akci konat pište si všechno co chcete vědět na papír ještě před samotným setkání a pak to proberte s osobou, která poskytuje prostory. Pak celou akci si ní projdete od začátku až do konce.  Má spoustu know how, upozorní vás na případné problémy a dá i tipy jak se vyhnout komplikacím.

Večer před samotnou akcí si ještě vždy promluvte s dalšími lidmi, kteří se budou akce účastnit. Například v tomto případě to byly recepční. Když jim dáte dostatek informací, popřípadě i rozpis dokáží poměrně efektivně pomoct a ušetří vám čas.

Při organizování se ujistěte, že mají všichni zainteresovaní lidé vaše telefonní číslo a email. Na DoD se nám ztratil jeden přednášející a bylo nutno pro něj poslat auto :)

Příprava

Do Hluboké jsem dorazil na devátou ráno. Zašel do datacentra vyřešit nějakou administrativu spojenou s marketingem a začal řešit věci kolem celé akce. Hlavně jsem potřeboval domluvit výpomoc na večer a samotnou konferenci. Zároveň se uklízelo a rozmísťovala nenápadně reklama, aby na fotkách návštěvníků bylo logo.

Odpoledne pokračovalo zkrášlování datacentra (krabice do skladu atd.). Zároveň jsem připravoval dárkové tašky. Po zkušenostech z minula, kdy jsem připravil desítky igelitek s dárky a pak byl opravdu problém je nezmačkané dopravit na místo, padlo rozhodnutí všechno zabalit až přímo na místě. Což rozhodně doporučuji pokud se rozhodnete uspořádat podobnou akci. Igelitky například s hrníčkem jsou opravdu neskladné a špatně se přesouvají (hrozí poničení). Přitom hrnky samotné máte už v krabicích, které jsou připravené pro přesun. Jen je třeba kouknout zdali nejsou vadné či poškozené. Takže počítejte s rezervou.

K večeru jsem vyrazil do hotelu ubytovat se a domluvit poslední detaily akce. Na recepci jsem si zjistil kolik máme rezervací a kdo už dorazil. Chtěl jsem osobně přivítat pořadatele. Trochu mě zarazilo kolik málo bylo rezervací a to byl v záloze ještě náhradní hotel :)

Jediný kdo už byl na místě byli kluci zajišťující nahrávání akce ze Sudio Čtvrťa. Takže jsem je pozdravil a informoval, že od sedmi máme sál a může začít příprava. Od Marka jsem se dozvěděl, že jim volal Tom, že se zdrží, takže jsme se pustili do příprav sálu sami. Naštěstí jsem měl k ruce kluky ze zákaznické podpory WEDOS, takže přestavba sálu nebyl problém. Po zhruba půlhodině dorazil Tom a Radek, kteří dokončili přeuspořádaní sáli podle standardů WP konferencí.

Rozmísťování reklam WEDOS se nám trochu zvrhlo v takové reálné MFA. Prostě by jste viděli plátno a kolem všude reklamu. Nakonec nás museli kluci trochu umravnit :) Reklama včetně devitimetrového banneru skončila venku.

Skládání reklamních předmětů do tašek jsme provedli jak už bylo zmíněno na místě. Tom má někde určitě i fotku “pásové výroby” dárkových tašek :)

Co se týká dárků, tak jsem uvažoval jak to namíchat. Místo kšiltovek vzhledem k počasí se rozdávali deštníky. Měl jsem trochu strach z antistresových míčků, aby nelítali všude po sále. Na flash disky o kapacitě 8 GB měl původně přijít obsah, ale nechtělo se nám je rozbalovat, aby nevypadaly jako použité. Hrníčky jsme vyskládali na bar. V taškách jim opravdu hrozí nebezpečí. Trička byla jen ve velikostech L, XL, XXL, 3XL a také jsme je vyskládali na stoly ať si každý vybere. Naštěstí v pátek dorazila speciální zásilka dodatečných velikostí tak při prohlídce jsem ve skladu lovil menší velikosti. Popravdě jsem nečekal, že tolik lidí kolem WP nosí tak malé velikosti, že jim L budou moc velké :)

Techniku už si pořešili kluci sami. Chyběl jen funkční bezdrátový mikrofon. Nakonec se vzhledem k velikosti rozhodlo, že přednášející budou muset mluvit nahlas.

Warm up party

Po páteční večeři šla většina lidí spát, já jsem se zdržel v místní vinárně, aby jsem se seznámil s lidmi co přijeli s předstihem. Je fajn poslouchat lidi s různých oborů, kteří mají každý svým způsobem k WordPress blízko. Dozvěděl jsem se zajímavé věci a rozšířil si některé obzory. Sice jsme chtěl do půlnoci jít spát, abych měl dost sil, ale nakonec jsem se zdržel snad do dvou do rána. Díky všem, kdo tam byl.

Pak následovala rychlá sprcha a ještě dolaďování mé záložní přednášky. Radek mě požádal, aby jsem si něco připravil, pokud by někdo z přednášejících nedorazil.

Samotná konference

“Pokud pořádáte konferenci smiřte se s tím, že z ní nebudete moc mít :)”

Vstával jsem tuším kolem sedmé. Zkontroloval emaily, mobil a vyrazil. Dole ještě nikdo nebyl. Byl jsem v sále ještě vše zkouknout a odnést přebytečné reklamní předměty. U snídaně jsem se potkal s Radkem a Tomášem Andrlíkem, který měl také svou přednášku. Chvilku jsme pokecali a odhadovali kolik přijde lidí. Vzhledem k počasí jsem to viděl tak na 40 lidí. Dárky byly připraveny pro 70 lidí. Tomáš Poner ale věřil, protože všechny, kdo se přihlásili ještě obeslal emailem.

Jakmile se lidi začali scházet, tak bylo jasné že to buď zafungovalo, takže by jste to měli taky zkusit, anebo jsou WordPressaři pořádně odolní a ani škaredé počasí je neodradí. Celkový počet účastníků jsem ale nepočítal. Aby se nápor lidí zvládl, tak Josef Grill byl u registrace a já u vchodu rozdával instrukce: “Dobrý den. Vítejte na WordPress konferenci. Registrace je tady u stolu. Zaregistrujete si tím, že si vyberete jídlo. Pokud máte zájem o návštěvu datacentra WEDOS, prosím zapište se na papír.”

Bohužel v hotelu se sešel zájezd a ještě něco, takže jsme museli posunout oběd o půl hodiny na 13:30. Což vzhledem ke průběžným chlebíčkům a občerstvení nebyl zas takový problém … (zatím)

Co mě ale dostalo, byla spotřeba kávy. Měli jsme jí tam pro 90 lidí a za nějakých patnáct minut byla pryč. Vybavil se mi ten vtip s tím, že programátor je člověk, který mění kofein na zdrojový kód. Po zjištění jsem požádal personál hotelu o další kávu. Ta pro změnu došla za 5 minut, ale v hotelu byli připraveni a dodali další :)

Radkovu přednášku jsem neviděl. Protože začali prohlídky datacentra. To je od hotelu nějakých 300 metrů a vždy muselo skupinku o velikosti maximálně 10 lidí doprovázet dva lidi. Přiznám se, že po zhruba třetí už mě celkem bolely nohy. Takže jsem poprosil kluky z WEDOS ať mě vystřídají. Tedy na to, že nemám problém uběhnout 10 kilometrů, jsem byl celkem zklamaný z toho že neustojím pár hodin procházek.

No a co jsem vynechal jednu prohlídku, tak za mnou přišla zástupkyně manažerky, že se protáhne náš oběd o dalších 30 minut. Narychlo tak musel udělat přednášku Vladislav Musílek dříve než bylo plánováno. Z té jsem viděl zhruba třetinu, ale popravdě byla celkem motivační. Jsem si až říkal, že bych si po delší době mohl zase zkusit naprogramovat vlastní plugin pro WP. Takže díky!

Oběd byl jako vždy trochu zmatený. Bylo mi jasné že spousta lidí si nezaškrtla co chtějí na oběd. I s tím se ale počítalo. Že by se oběd nedostal na všechny nehrozilo. I když reklamace tu byla …

Kdo mi sežral kuře? :-) #wpkonference

— Jakub Loudát (@jakubloudat) May 17, 2014

Po jídle si spousta lidí odpočinula a tak nastal trochu větší fofr anebo už mi docházela síla. Naštěstí se průvodcovství po datacentru zalíbilo Danovi (jeho přednášku si můžete shlédnout zde, pozor od půlky je to 15+) a Luďkovi (jeho funkce odpovídá zhruba pojmu junior server technik). Oba tedy dokázali odpovídat na technické dotazy velice kvalitně.

Mezitím se řešila večeře, domlouvala organizace na večer a speciální prohlídky datacentra (byla zde početná skupina lidí, která nechtěla vynechat přednášky).

Podařilo se mi udělat čas na půlku přednášky Zdeňka Dvořáka. Zbytek musím ještě dokoukat na youtube až budu mít chvilku volna. Pak následoval Michal Kubíček, který měl všechny naladit na večerní program. Což se mu určitě i povedlo. Líbila se mi improvizace a reagování na publikum. Mezi přednáškami se Josef Grill rozhodl, že splní slib, že z každého účastníka bude i zákazník. Popravdě jsme si nejdříve myslel, že si dělá srandu. Každý návštěvník totiž zdarma dostal SSD NoLimit na rok a také bude mít nárok na vyzkoušení (respektive také rok zdarma) nové služby VPS SSD v hodnotě cca 3K CZK (cena není ještě přesně stanovena, jedná se o hrubý odhad).

Přišla na řadu večeře, která už nebyla tolik chaotická jako oběd :)

Pak následovaly speciální prohlídky. Což byla trochu improvizace abychom nezdržovali. Zároveň jsem porozdával poslední deštníky, protože začalo slušně pršet. Škoda že jsem to nevyfotil jak jde k datacentru dav lidí s deštníky WEDOS.

Ze dvou skupin nakonec byly skupiny tři. Takže jsme to museli prostřídat. Jedna část byla dole, druhá někde mezi a třetí šla od kanceláří. Nakonec jsem tu moji spojil se spodní v serverovně. Popravdě to byla asi nejdetailnější. Mimo serverů se mohli podívat i na SSD disky, kde už teď všichni budou mít svůj vlastní hosting. Na to že se jednalo o improvizovanou akce s dárkem, to celkem dávalo smysl. Všichni si svůj nový virtuální domov fotili.

Vyprovodili jsme poslední návštěvníky, narychlo jsem ještě dorozdal poslední trička menších velikostí a flash disky. Rozloučil se s těmi, kteří už museli odjet a vydali se do hotelu.

Ještě ale nebyl konec. Museli jsme uklidit sál. Opět jsem se mohl spolehnout na kluky ze zákaznické podpory, kteří přišli ochotně pomoct. Celý sál byl v původním stavu do cca 20 minut. Předali jsme všechno personálu a šli odpočívat.

After party

Jakmile už bylo všechno zajištěno a nezůstávali žádné resty tak jsem přešel na pivo :) Vytvořili jsme menší skupinku, kde se probírala zajímavá témata všeho druhu. Došlo i na zákulisní drby všeho možného (jsem zase prokecnul jeden můj SEO experiment). Ani nevím kdy Radek a Tom odešli. Nakonec jsem skončil u stolu se Zdeňkem. Kdo by čekal nějaké probíraní white/gray/black hat technik asi by byl zklamán. Spíše jsme vedli debatu o pojetí linkbuildingu a vytváření kontaktů. Na technické věci už jsme byli oba moc unaveni :) Musím uznat, že to má Zdeněk v hlavě dobře srovnané a jeho přístup je poměrně zdravý a nezkažený SEO agenturním přístupem. I když jsme oba asi vypili trochu více piva, než bylo v plánu, tak to byla velice zajímavá diskuze. Takže kdo se chce v linkbuildingu posunout na vyšší úroveň tak povinné čtení je na linki.cz.

Pak jsem ještě prohodil pár slov s pár lidma a šel spát. Trochu mě mrzí, že jsem toho nestihl více. Spousta zajímavých lidí s kterými by stálo za to si pokecat. Možná by jsme měli založit nějaký letní tábor, který potrvá alespoň týden. To už by bylo času určitě dost :)

Zakončení

Ráno jsem se probudil před budíkem. Naházel věci do batohu a šel se odhlásit z hotelu. Přitom jsem se zeptal jestli máme všechno hotovo a nebyl žádný problém. Zaběhl jsem ještě do sálu pozdravit lidi, kteří si také přivstali. Rozloučil se, chmatnul dva koláče a utíkal na autobus do ČB, odkud jel vlak do Tábora (se zpožděním a výlukami).

Co jsem koukal tak zatím jsou vcelku pozitivní reference, tedy až na to kuře :)

Na Twitter (který údajně používá až 200 tisíc Čechů – zaznělo to v jedné z přednášek), můžete další reakce sledovat pod hashtagem #wpkonference.

Z pohledu organizátora se pár věcí nepovedlo úplně (počasí), něco zamaskovalo (koberec) a další věci označily za feature (naštvaný alarm). Ale tomu se asi nedá úplně vyhnout. Hlavně že byla zábava a účastníkům se akce líbila.

Poučení a závěry jsem tak nějak vypsal v průběhu tohoto článku. Osobně mi vyhovovalo věc pomáhat organizovat z venku a nemuset se starat o samotný program celé akce. Popravdě tohle byl jen takový test co se dá v Hluboké uspořádat pod záštitou WEDOS. Teoreticky může být další konference několikrát větší a daleko akčnější. Dá se všechno :)

Takže tento report zakončím větou: “Ať žije WordPress!” a nezapomeňte sledovat aktuality kolem WordPress komunity na stránkách naswp.cz.

---